Für Mitarbeiter und Führungskräfte
Mit weniger Arbeit mehr erreichen

Fehler im Büroalltag mit automatisierten Prozessen vermeiden

Büromonster erzeugen Frust, Kosten und Überstunden!

Hier finden Sie neun spannende Automatisierungsideen, die Ihre Büromonster verjagen.

Monster 1: Viele Ablagen, aber kein System

Papierordner, Schreibtisch, Hängeregister, Stappelablage, Handy, externe Festplatte, USB-Stick, Webspace …

Und wo überall liegen noch Ihre Dokumente und Daten?

Mit automatisierten Prozessen können Sie Ihre Daten zentral speichern und verwalten und zeitgleich mit mit anderen Geräten oder Kollegen teilen.

Evernote, Dropbox, Google Drive und andere Anbieter bieten dafür tausende Möglichkeiten :

Monster 2: Keine eindeutige und einheitliche Beschriftung der Dateien und Ordner

Die richtigen Benennung von Dateien und Ordnern hilft Dateien schneller zu sortieren und wiederzufinden. Zusätzlich vermeiden sie Dateikonflikte und Missverständnisse.

Claudia Kauscheder erklärt in einem tollen Video, wie Sie Ihre Dateien richtig benennen können.

Wussten Sie auch, dass man mit einem Klick gleich hundert Dateien umbenennen kann?

Monster 3: Mit jedem Neukunden steigt die Arbeitszeit

Der Klassiker!

Obwohl sich Ihre Arbeitsschritte von Kunde zu Kunde nur unwesentlich unterscheiden, steigen mit jedem Neukunden Ihre Arbeitsstunden.

Mit automatisierten Prozessen bleibt Ihre Arbeitszeit stabil.

Monster 4: Alles bleibt liegen, bis man sich selber darum kümmert

Kann Ihr Rechner auch arbeiten, wenn Sie nicht im Büro sitzen?
Absolut!
Mit automatisierten Prozessen können Sie Rechnungen oder E-Mails verschicken, selbst wenn Sie krank im Bett liegen oder schon lange Feierabend haben.

Monster 5: Unregelmäßige Backups

Stimmt schon! Backups machen keinen Spaß.

Dennoch bleiben sie wichtig. Egal ob Rechnungen, Verwaltungsunterlagen, Kontaktdaten oder Blogartikel - alle diese Daten bilden die Grundlagen Ihres Unternehmens.

Mit Cronjobs, Backupprogrammen und der richtigen Fileserver-Konfiguration können Sie Ihre Backup-Prozesse automatisieren.

Richtig aufgesetzt, starten die automatisierten Backup-Prozesse mehrmals in der Woche. Ihre Daten werden dabei komprimiert, verschlüsselt und anschließend auf eine externer Festplatten oder in die Cloud abgespeichert.

Monster 6: Ablenkung

Aufschieberitis heißt das Zauberwort!

Mit dem Chrome-Plugin History-Trends können Sie messen, welche Seiten Sie besonders häufig oder lange besuchen. So erkennen Sie schnell, wie Sie Ihre Zeit besser einsetzen können.

Wer sich leicht von der Arbeit ablenken lässt, kann mit Hilfe der Chrome-Extension StayFocusd bestimmte Webseiten sperren.

Monster 7: Reaktion statt Aktion

Können Sie sich einen Assistenten vorstellen, der Sie bereits warnt, bevor ein Problem auftritt?

Was zu schön klingt, um wahr zu sein, kann mit automatisierten Arbeitsschritte realisiert werden.

Ein eigenes Dashboard oder Alarmsystem informiert Sie regelmäßige über Fehlentwicklungen, Fehlermeldungen oder Trends.

Monster 8: wiederkehrenden Aufgaben

Wussten Sie, dass sich viele Arbeitnehmer nicht überfordert, sondern unterfordert fühlen?

Langweilige, stupide, wiederkehrenden Aufgaben geben allen Grund dazu.

Wer diese Arbeitsschritte automatisiert, kann sich wieder mehr auf strategisch relevante Aufgaben konzentrieren und damit geldwerte Vorteile schaffen.

Monster 9: Vergesslichkeit

Wie ging das nochmal?
Welches Programm war dafür nochmal notwendig?
Und wer war gleich noch der richtige Ansprechpartner?

Automatisierte Arbeitsprozesse dokumentieren alle notwendigen Arbeitsschritte und sind die beste Antwort auf Vergesslichkeit.

Fazit

Die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsschritten lohnt sich direkt und indirekt.
Sie ist der Schlüssel zum passiven Arbeiten

Unverbindlich reden

Oder anrufen: 0173-9746370