Digitale Geschäftsprozesse

automatisieren

Workflows automatisieren

Ein Workflow definiert wer - wann - was - wie - erledigen muss, damit eine wiederkehrende Aufgabe effizient erledigt wird.

Warum braucht man einen Workflow?

Digitale Workflows (=Arbeitsabläufe) machen ein Unternehmen produktiver.
Sie reduzieren die Betriebskosten und steigern die Effizienz.
Wiederkehrende Arbeitsschritte werden fehlerfrei und schnell ausgeführt, während lange Wartezeiten vermieden werden.
Das Kundenerlebnis verbessert sich durch eine höhere Service-Qualität, die langfristig beständig bleibt.

Automatisierte Workflows arbeiten vollkommen selbständig und gewähren jedem Mitarbeiter mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben.

Wie erstelle ich einen guten Workflow?

  • Verschaffen Sie sich einen Überblick:

    • über Ihre Geschäftsprozesse (Wer macht wann was?)
    • und Ihre Unternehmensziele (Warum machen wir das?)
  • Zerlegen Sie Ihre Prozesse in einzelne Arbeitsschritte

    • Welcher Mitarbeiter ist dafür verantwortlich?
    • Was soll erreicht werden?
    • Wann muss die Aufgabe erledigt sein?
    • Welche Werkzeuge oder Programme kommen zum Einsatz?
    • Welche Aufgaben treten wiederkehrend auf?
    • Welche Arbeitsschritte sind voneinander abhängig?
    • Welche Informationen oder Daten müssen zur Bearbeitung zur Verfügung stehen?
    • Wo gibt es längere Pausen oder Wartezeiten?
  • Analysieren Sie die Ergebnisse:

    • Wie sollte der ideale Arbeitsablauf aussehen?
    • Welche Aufgaben wurden bereits digitalisiert?
    • Welche Arbeitsschritte sollten davon automatisiert werden?
  • Legen Sie gemeinsam im Team fest, wer wann was wie machen muss.
  • Visualisieren Sie dazu die gesammelten Workflows in Diagrammen und Bildern.
  • Gehen Sie beim Automatisieren langsam und kleinteilig vor.
    Viele Geschäftsprozesse lassen sich auf diesem Wege auch ohne eine teure Software automatisieren.
  • Übertragen Sie die Ergebnisse, sofern nötig, in ein automatisiertes Workflow-Management-System.

Welche Arbeitsabläufe lassen sich schnell und einfach automatisieren?

Einfache wiederkehrende Routineaufgaben sollten als Erstes automatisiert werden.
Dabei gilt: Je trivialer der Arbeitsschritt ist, desto sinnvoller ist die Automatisierung.

Beispiel Dokumentenmanagement

Viele Geschäftsprozesse sind an Dokumenten und Belegen aus Papier gebunden.
Wer jedoch seine Prozesse automatisieren will, muss die Anzahl der Papierdokumente deutlich reduzieren.
Die Lücke zwischen digitalen und analogen Daten steht sonst einer Automatisierung im Wege.

Als Alternative zum Papier sollten Sie Ihre Dokumente einscannen und zentral in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) ablegen. Mit dieser Maßnahme sind Ihre Dokumente überall zugänglich und können bei Bedarf auch automatisiert von einem Computerprogrammen bearbeitet werden.

Gemeinsam automatisieren

Oder anrufen: 0173-9746370