Für Mitarbeiter und Führungskräfte
Mit weniger Arbeit mehr erreichen

Mit 20 einfachen Ideen wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren

Es gibt viele Arbeitsschritte, die zwar häufig durchgeführt werden, jedoch nicht wertschöpfend sind.

Wenn wir clever sind, können wir diese Aufgaben automatisieren.

Dokumentvorlagen:

Dokumentvorlagen bzw. Templates sorgen für mehr Kontinuität und erleichtern die Dokumentenpflege.

Serienbriefe:

Schreiben Sie Briefe oder Emails so, dass Ihr Rechner alle personalisierte Daten wie Name, Adresse oder Geschlecht automatisch einfügen kann.

Textbausteine:

Benutzen Sie Programme oder Plugins, die häufig benutzte Wortbausteine automatisch eingeben. Hier finden Sie beispielsweise 8 Textbausteintools für Windows.

Stappelverarbeitung:

Viele Grafikprogramme bieten die Möglichkeit, mehrere Dateien gleichzeitig zu bearbeiten. So können Sie per Knopfdruck hundert Bilder gleichzeitig bearbeiten.

Dateien umbenennen:

Wenn Sie regelmäßig mit sehr vielen Dateien arbeiten, lohnt sich der Wechsel zu einem professionelleren Dateimanager, der beispielsweise hundert Dateinamen auf ein Mal umbenennen kann.

Checklisten:

Erstellen Sie Checklisten für wiederkehrende Aufgaben. So vergessen Sie keinen Arbeitsschritt und gehen dabei sicher, die richtige Reihenfolge einzuhalten.

Cloud-Anbieter:

Sie müssen nicht das Rad neu erfinden.
Es gibt hunderte Anbieter, die Sie bei wiederkehrenden Arbeitsschritten unterstützen können:

Plugins:

Installieren Sie Plugins, die Ihre Lieblingsprogramme wie Chrome, Firefox, Wordpress, Thunderbird Office ... aufwerten, in dem sie Arbeitsschritte automatisieren können.

Autoresponder:

Sie müssen nicht jede Mail einzeln beantworten. Benutzen Sie einen Email-Autoresponder, wenn Sie beispielsweise im Urlaub oder auf Dienstreisen sind, eine Bestellung registrieren oder einen Kunden um eine Bewertung bittest.

Filter:

Email-Programme wie Thunderbird oder Outlook haben Filter, die Ihnen helfen alle eingehenden Mails direkt in den richtigen Ordner zu sortieren.

Geplante Tasks und Cronjobs:

Aufgaben, die Ihr Rechner regelmäßig starten soll, können Sie mit Hilfe eines Cronjobs (Linux) oder mit "Geplanten Tasks" (Windows) aktivieren. Wäre es nicht praktisch, wenn Ihr Backup-Programm regelmäßig von alleine startet?

Makros:

Nutzen Sie die Makro-Funktion der großen Office-Programme, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.

Excel:

Excel ist ein sehr mächtiges Tool!
Lasse Sie sich mit Tricks und Kniffen aus dem Netz inspirieren, wie Sie Ihren Workflow verbessern können. Wussten Sie zum Beispiel, dass man mit einem Arbeitsschritt mehrere Tabellenblätter gleichzeitig editieren kann?

Suchen und Ersetzen:

Benutzen Sie den Shortcut Strg + H, wenn Sie ein Wort mehrfach in einem Text ersetzen möchtest.

Letzten Arbeitsschritt wiederholen:

Viele Programme haben einen Shortcut, der den letzten Arbeitsschritt wiederholen kann. Bei Microsoft-Office lautet der Shortcut Alt + Enter.
Bei Open-Office Strg + Umschalt + Y

Verknüpfungen:

Welche Programme benutzt Sie besonders häufig? Erstellen Sie Verknüpfungen und nutzen Sie Anwendungsstarter wie Launchy um Programme schneller zu starten.

Intervalle setzen

Viele Termin- und ToDo-Programme bieten die Möglichkeit, einen Eintrag regelmäßig wiederholen. Manchmal kann man die Intervalle direkt mit einem Programmstart verbinden.

Mausklicks aufzeichnen:

Mit bekannten Tools wie Autohotkey oder Robotask können Sie Ihre Mausklicks aufzeichnen und bei Bedarf als Programm abspielen. Dafür brauchen Sie keine Programmierausbildung.

Scripts schreiben:

Als Programmierer kommen Sie mit Batch-Programmen (Linux) oder der Power-Shell (Windows) zum Ziel. Auf dem Mac helfen Ihnen die Boardmittel wie Automator und AppleScript.

Handbuch benutzen:

Welche Programme benutzt Sie besonders häufig? Wagen Sie einen Blick in das mitgelieferte Handbuch. Was lässt sich dort zum Thema "Automatisieren" oder "automatisch" finden?

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